Vodič - SPNFT bez stresa: 5 koraka do sustava koji stvarno radi

Ako vam se stisne u želucu na samu pomisao na SPNFT, niste jedini. Godinama slušam kolege koje dobro znaju da to ne mogu ignorirati, ali svaki put “iskoči” nešto bitnije, pa ta obveza opet padne na dno liste.

Bila sam u istoj situaciji. Kad sam se 2011. prvi put susrela s tim zakonom, tri noći nisam spavala čitajući ga. Nisam znala ni gdje mu je početak ni gdje kraj. Mislila sam da mi je poslije nekoliko godina sve pod kontrolom, sve dok nije stigao onaj famozni upitnik koji je u struci napravio pravu malu paniku. Sjela sam ga popuniti i shvatila da ne znam ni koliko kojih stranaka imam ni otkad s kim radim. Tada mi je sjelo: moj sustav zapravo nije bio sustav. Bila je hrpa papira.

Zato pišem ovaj tekst. Nije mi cilj da nakon ovog članka budete uplašeni, nego da imate jasnu sliku što stvarno morate imati i raditi. I da vidite da to ne mora biti teret.

Prvo, jedna neugodna istina

Zakon o sprječavanju pranja novca kod nas postoji od 1997. SPNFT nije prolazna tema koja će sama nestati, nego dio okvira u kojem svi radimo. Pitanje više nije “zašto ja ovo moram”, nego “kako to posložiti da me ne davi”.

A evo i vijesti koju kolege često previde: vi to već radite. Ruku na srce, kad vam se javi novi klijent, jeste li ikad sklopili suradnju a da ga niste barem proguglali? Pogledali tko je, ima li povezanih firmi, kako uopće priča o poslu? Ja sam jednom ime i prezime jednog gospodina ubacila u tražilicu i imala što za vidjeti. Nakon toga nije bilo šanse da s njim sjednem, a kamoli da potpišem ugovor.

E pa to je dubinska analiza. Već je radite. Samo je vjerojatno nigdje ne bilježite.

Cijeli SPNFT sustav svodi se na to da tu svoju intuiciju formalizirate i imate zapis. Ništa strašnije od toga. Ovih pet koraka je način na koji to radim u svom uredu.

1. Posložite dokumentaciju kojom postavljate pravila

Prvi korak je odlučiti kako vi vodite sustav i to prebaciti u dokument. To su vaše politike, kontrole i postupci, kod nas skraćeno PKP ili interni akt. Ne moraju biti savršeni. Moraju biti vaši.

Svi govore “trebate imati SPNFT sustav”, a rijetko tko kaže što to konkretno znači. Ukratko: sustav = dokumenti + procesi + dokazi da ih provodite.

Osnovno što trebate imati na stolu:

• PKP - glavni dokument koji odgovara tko provodi kontrole, kako ih provodi i kada se što radi i zapisuje
• listu indikatora, i onu opću i onu specifičnu za računovodstvo
• samoprocjenu, odnosno analizu rizika vlastitog sustava, koju obično radite svake dvije godine

Predložak je koristan, ali samo ako ga prilagodite sebi. Vidjela sam ljude koji su s neta skinuli politike pisane za neku sasvim drugu djelatnost, pa se onda čude na nadzoru. Vjerujte, oni to stvarno pročitaju.

2. Definirajte proces uspostave suradnje

Ovaj korak najviše volim jer rješava kaos na samom početku. SPNFT ne počinje kod procjene rizika. Počinje onog trenutka kad vam netko pošalje upit.

Kod mene ide ovako: upit, pa sastanak, pa pisana ponuda, pa prikupljanje dokumentacije, pa dubinska analiza, i tek onda ugovor. Ugovor potpisujem tek kad je provjera gotova. Znam da je napast baciti se odmah na posao, pogotovo kad je klijentu “hitno” i traži ovlaštenja za e-Poreznu za jučer. Ali ako preskočite ovaj dio, poslije ga nemate iz čega rekreirati.

I zapamtite jednu stvar: u ovom procesu vi diktirate, ne klijent. Dok mi ne dostaviš dokumentaciju, ne idemo dalje. To nije bezobrazno, to je profesionalno.

3. Provodite mjere stalnog praćenja

Ovo je, iskreno, najproblematičniji korak i mjesto gdje pucaju Excel tablice. Klijent se ne zamrzne u trenutku kad ste ga unijeli. Mijenja djelatnost, vlasničku strukturu, sjedište, direktore, ponekad i ponašanje.

Stalno praćenje znači da to periodično pogledate ponovno, osvježite ono što je zastarjelo i imate zapis da ste provjerili. Čak i kad se ništa nije promijenilo. Koliko često? Odlučujete sami. Ja klijente s visokim rizikom pratim dva puta godišnje, one sa srednjim jednom godišnje.

Primjer iz prakse: klijent iz vedra neba počne voziti taksi. Nova djelatnost. Vi to zabilježite, upišete datum i idete dalje. Dvije riječi i priloženi dokument. To je to.

4. Educirajte sebe i svoj tim

Ovdje većina ureda stane na pola. Educira se jedna osoba, ona ovlaštena za SPNFT, i priča tu završava. A ljudi koji zaprimaju, skeniraju i knjiže dokumente često prvi vide da nešto ne štima.

Njih treba naučiti da prepoznaju neobično: račune bez logike, neusklađene nazive i OIB-e, čudne poslovne partnere koji “ne paše” djelatnosti, prazne opise usluga uz sumnjivo visoke iznose. Vi to već osjetite iz iskustva. Njih treba naučiti da na to obrate pažnju prije nego što propust dođe do vas.

I dok god ste kod edukacije: zapišite što ste i kada odradili. Bez evidencije, edukacija “ne postoji”.

5. Učite iz tuđih grešaka

Da ne biste učili na vlastitima. Iste greške vrte se u krug i gotovo uvijek oko osnovnih stvari:

• sustav postoji samo na papiru, dokument imate ali ga nitko ne koristi, ne ažurira ni ne zna gdje je
• nema zapisa o praćenju, “sve imate u glavi” ali nema pisanog traga
• nema formalne edukacije, “znamo mi to” ali nigdje zapisano
• nema jasnog procesa za početak suradnje, svima je hitno pa se preskoči provjera
• izvadak iz sudskog registra ne odgovara datumu uvida
• nove osobne iskaznice se ne dostave nakon isteka, a nitko ne prati rokove

Ništa od ovoga nije drama. Sve dok vam se ne pojavi na nadzoru.

A onda dođe pitanje: “pa to se sve može ručno”

Može. Ali zašto biste, kad ste u našoj prijašnjoj anketi sami rekli da vas kod SPNFT-a najviše muči upravo to što nemate dovoljno vremena.

Točno zato smo Ivica i ja razvili A-count, alat koji prati način na koji računovođe stvarno rade. Ne radi posao umjesto vas, ali vam vraća sate. Ne morate više izmišljati, pamtiti, tražiti po mapama i prepisivati. Sudski registar se učita sam, osobna iskaznica se pročita, sankcijske liste se provjere, izjava o političkoj izloženosti ode klijentu na mail i vrati se potpisana, a podsjetnik za istek osobne ili sljedeću procjenu rizika stigne bez da o tome uopće razmišljate.

30 dana je besplatno, bez ikakve obveze. Isprobajte na svojoj koži sve o čemu sam ovdje pisala. Mislim da ćete brzo vidjeti vrijedi li.

Niste zakasnili. Niste jedini.