5 propusta koje svi radimo kad ažuriramo SPNFT sustav (i kako ih izbjeći)

Listopad je — a to znači da se svi vraćamo ažuriranju podataka i pripremi na nadzore. I dok naizgled sve imamo pod kontrolom, gotovo svaki ured u ovoj fazi ponovi barem jednu od ovih pet pogrešaka. Pa da ih prođemo, redom — bez uljepšavanja.

1. Zaboravljene osobne iskaznice

Često se dogodi da klijent pošalje novu iskaznicu, a mi je spremimo „za kasnije“. Mjeseci prođu, a u evidenciji i dalje stoji stara.

➡️ Ako radite u A-countu, aplikacija automatski podsjeća tjedan dana prije i poslije isteka iskaznice — tako da nijedna ne ostane zaboravljena.

2. Procjena rizika koja više ne vrijedi

Procjena rizika iz 2023. godine više nije ažurna ako su se promijenili vlasnici, djelatnost ili tržišta na kojima klijent posluje.

➡️ Revidirajte procjene barem jednom godišnje — i to ne formalno, nego stvarno. Ako se klijent širi na nova tržišta, to je odmah signal za ažuriranje.

3. Stara vlasnička struktura

U registrima se promjene događaju gotovo svakodnevno, vrlo lako nam promaknu male promjene udjele i promjene direktora.

➡️ Preuzmite izvadak iz sudskog registra i usporedite s podacima u svojoj evidenciji. Pohranite novi izvadak ako dokument na temelju kojeg ste provjerili podatke.

4. Nedovršene evidencije i prazna polja

Svi znamo one stare unose koje „nismo stigli dovršiti“. I baš ti zapisi obično dočekaju nadzor.

➡️ Uvedite kratku internu provjeru: jednom mjesečno pregledajte evidenciju poslovnih odnosa i označite što nedostaje. Sustavnost se uvijek isplati. Ako koristite A-count obavezni podaci koji nisu popunjeni, posebno su istaknuti.

5. Edukacija koja se ne bilježi

Obveznici često održavaju interne edukacije, ali ih ne zabilježe u sustavu. A to je obvezan dio SPNFT dokumentacije.

➡️ Svaku edukaciju, čak i internu, unesite kao zapis. U A-countu to možete napraviti kroz opciju Evidencija edukacija — uz datum, sadržaj i polaznike.

Ažuriranje SPNFT sustava ne bi trebalo biti projekt koji nas stresira svake jeseni. Kad se proces podijeli u male, redovite korake, sustav postaje živa stvar — ne hrpa papira koju vadimo samo kad stigne nadzor. Ako vaš sustav to još ne omogućuje, možda je vrijeme da ga osvježite — kao što osvježavamo podatke svojih klijenata. D.D.