U računovodstvenim uredima koji su obveznici Zakona o sprječavanju pranja novca i financiranja terorizma (SPNFT), dokumentacija često može postati nepregledna. Mnogi uredi i dalje koriste papirnate arhive, bilješke u različitim tablicama i složene mape koje zahtijevaju previše vremena za pretraživanje. Ako želite uštedjeti vrijeme i izbjeći stres, ključ je u dobroj organizaciji i digitalizaciji procesa.
Ključni dokumenti koje računovodstveni ured mora imati
Da biste imali urednu i ažuriranu SPNFT dokumentaciju, važno je znati koje dokumente morate redovito voditi i čuvati. To uključuje:
Politike i procedure – jasno definirana pravila i postupci za provođenje SPNFT obveza.
Procjene rizika klijenata – dokumenti koji pokazuju kako ste procijenili rizik svakog klijenta.
Dubinske analize – podaci o provedenim provjerama i dodatnim informacijama prikupljenim od klijenata.
Izjave o političkoj izloženosti – važne za utvrđivanje visokog rizika zbog javne funkcije.
Evidencija o edukacijama – dokaz da ste vi i vaši zaposlenici redovito educirani o SPNFT obvezama.
Dokumenti o praćenju poslovnih odnosa – zapisnici i izvještaji o kontinuiranom praćenju klijenata.
Dokumentacija klijenta - kopije na temelju kojih ste izvršili upise i identifikaciju klijenta
Kako ih strukturirati i voditi evidenciju?
Papirnata dokumentacija može brzo postati nepregledna, a pretraga informacija može oduzimati dragocjeno vrijeme. Evo nekoliko koraka kako to izbjeći:
Postavite jasnu strukturu – koristite standardizirane nazive dokumenata i podijelite ih prema kategorijama (procjene rizika, dubinske analize, izjave, edukacije itd.).
Vodite evidenciju o rokovima – postavite podsjetnike za redovno ažuriranje procjena rizika i reviziju podataka.
Ograničite fizičku dokumentaciju – ako neki dokumente imate u papirnatom obliku, čuvajte ih u označenim registratorima, ali ih svakako skenirajte.
Osigurajte pristup dokumentima – važno je da tim može brzo pronaći potrebne informacije, ali i da pristup bude kontroliran kako bi se osigurala sigurnost podataka.
Kako digitalizacija može olakšati rad?
Korištenjem digitalnih alata možete značajno pojednostaviti vođenje SPNFT dokumentacije. Softveri poput A-count omogućuju:
✅ Automatsko vođenje evidencije – svi ključni dokumenti su organizirani na jednom mjestu, uz mogućnost brzog pretraživanja. ✅ Podsjetnike za važne rokove – ne morate ručno voditi evidenciju o isteku osobnih iskaznica klijenata ili rokovima za procjene rizika, jer sustav automatski šalje obavijesti. ✅ Jednostavan unos i ažuriranje podataka – umjesto kopanja po papirima i tablicama, svi podaci su odmah dostupni i lako se ažuriraju. ✅ Sigurnu arhivu dokumenata – nema više izgubljenih dokumenata ili kašnjenja zbog neurednih evidencija.
Digitalizacijom ne samo da štedite vrijeme, već i osiguravate da su svi podaci ažurirani i u skladu sa zakonskim zahtjevima. Ako još uvijek vodite SPNFT dokumentaciju ručno, možda je pravo vrijeme za promjene!? D.D.
留言